Digitale Rapportage Bestuursdienst
(17-08-2016)
 
Voor de invulling van het bestuursdienstformulier is een mail aan de verenigingen verzonden om alle teamleden, vanuit de ledenadministratie, toe te voegen aan het team waarin zij spelen. Is een speler geen lid kan hij of zij dus niet toegevoegd worden! Dit betreft een eenmalige actie. Daarna hoeft dit alleen te worden aangepast als de samenstelling van het team wijzigt.
Door de competitieleider worden de verenigingen aangesteld voor de bestuursdiensten. Zodra dit is gerealiseerd ontvangt de secretaris van de vereniging een mail met daarin een link.
De secretaris van de vereniging dient deze mail met link door te sturen naar de coach/ aanvoerder van het team dat de betreffende avond bestuursdienst heeft. De coach/aanvoerder op zijn beurt zal deze mail met link weer doorsturen naar een van zijn teamleden die aangewezen is voor de bestuursdienst. In de kop van bestuursdienstformulier staat o.m. datum, sporthal, dienstdoende vereniging en de QR-code. Vervolgens staan de wedstrijden van de betreffende avond vermeld, de spelers die in de teams spelen, de eventueel door de SZVV aangestelde scheidsrechter en per wedstrijd ruimte voor opmerkingen indien nodig door de bestuurdienst in te vullen.
Nu zijn er voor dienstdoende leden van de bestuursdienst op de dag van bestuursdienst de volgende twee mogelijkheden:
1. Hij of zij kan met de ontvangen link het bestuursdienstformulier voor aanvang van de bestuursdienst printen en s-avonds meenemen naar de sporthal. Namen van spelers met ontbrekende spelerspassen kunnen door de bestuursdienst bij opmerkingen op de print genoteerd worden. Zodra een wedstrijd gespeeld is uitslag en eventuele opmerkingen op het bestuursdienstformulier vastleggen. Bij opmerkingen dienen bijvoorbeeld ook de naam en lidcode van de speler vastgelegd te worden die een gele kaart heeft gekregen. Tevens aangeven of de aangestelde scheidsrechter aanwezig was. Dit ook zo voor de volgende wedstrijden op deze avond.
Als alle wedstrijden gespeeld zijn de link op je smartphone opnieuw aanklikken (internetverbinding vereist) en dan de gegevens overnemen in de Digitale Rapportage Bestuursdienst zoals je deze op de papieren versie hebt genoteerd. Als alles gevuld is op verzenden klikken.
Let op zodra een verplicht veld niet is ingevuld vindt geen verzending plaats!
Mocht je controleren of verzending is geslaagd kan je altijd bij gespeelde wedstrijden kijken.
Staan de uitslagen hier niet, dan is er iets misgegaan met de verzending. Je hebt echter tot de volgende morgen 12.00 uur de tijd om het Digitale Rapportage Bestuursdienst via de link of eventueel via de QR-code te versturen.
2. Hij of zij print niets maar je hebt de link via de mail op je smartphone staan. Je kunt de spelerspassen controleren /raadplegen via de link met je smartphone.
Je moet dan uiteraard wel internet hebben!
Omdat je tussentijds GEEN informatie kunt vastleggen via je smartphone op het bestuursdienstformulier zal je de informatie, zoals hierboven bij 1 is genoemd, toch even op papier moeten vastleggen om aan het einde van de avond via je smartphone e.e.a. door te geven.
Als alle wedstrijden gespeeld zijn de link op je smartphone opnieuw aanklikken en dan de gegevens vastleggen in de Digitale Rapportage Bestuursdienst zoals je in de loop van de avond deze op papier hebt genoteerd.
Als alles gevuld is op verzenden klikken. Let op zodra een verplicht veld niet is ingevuld vindt geen verzending plaats. Mocht je controleren of verzending is geslaagd kan je altijd bij gespeelde wedstrijden kijken. Staan de uitslagen hier NIET is er iets mis gegaan met de verzending. Je hebt echter tot de volgende morgen 12.00 uur de tijd om het Digitale Rapportageformulier Bestuursdienst via de link te versturen.

Als de bestuursdienst de informatie hetzij via de link, hetzij via de QR-code (vanaf het geprinte bestuursdienstformulier) heeft doorgegeven, ziet de competitieleider de Digitale Rapportage Bestuursdienst op mijn pc. Indien er zaken gemeld worden die een verdere aanpak nodig hebben, dan kan de competitieleider dat de volgende dag al oppakken!
Het zal even wennen zijn, maar het bestuur heeft er alle vertrouwen in dat deze wijze van doorgeven van digitale informatie een passende stap is in de voortschrijdende (zaalvoetbal) wereld van automatisering.
Voor vragen is de competitieleider bereikbaar op telefoonnummer 0224 712020 optie 2.
 
overig nieuws